Personuppgifter i DIS
(Version 1, 2017-12-10)
När du är medlem i DIS behöver föreningen hantera en del uppgifter om dig. Vi behöver göra detta för att kunna ge dig de förmåner du har rätt till som medlem, till exempel för att kunna skicka Diskulogen till dig. Här ger vi en redogörelse för vilka uppgifter om dig som vi hanterar.
Medlemsregister
I medlemsregistret lagrar vi uppgifter för att hantera dig som medlem. Det gäller namn, adress, telefon, epost och uppgifter om eventuellt familjemedlemskap. Vi lagrar uppgifter om betalning av medlemsavgift, även för regionföreningar.
Vi lagrar även uppgift om du har anmält att du har en hemsida. I medlemsregistret har vi även uppgift om du har godkänt att vi publicerar din epostadress och hemsidesadress på internet, det vill säga i uppgiftsrutan i Disbyt och i den lösenordsskyddade medlemslistan.
Vi lagrar uppgifter om dina gjorda inköp av medlemsprodukter, framför allt Disgen, eftersom dessa uppgifter ligger till grund för rabatter eller behörigheter längre fram i tiden. Det kan förekomma anteckningar om du exempelvis har fått ditt medlemskap överfört från någon anhörig eller tagit över dennas inköp av Disgen.
Vi lagrar i medlemsregistret även uppgifter om datum när du har skickat in bidrag till Disbyt för att kunna ge rätt nivå på förmånerna. För dem som är funktionärer i DIS och/eller regionföreningarna lagas även uppgift om vilken funktion personen har.
Det finns uppgifter om födelseår och kön i medlemsregistret. Dessa är frivilliga att uppge och används endast internt i föreningen för statistiska ändamål.
När du lämnar föreningen stryks du ur registret som aktiv medlem. Om du själv lämnar föreningen kan du välja att bli struken direkt eller vid kommande årsskifte. Vi behåller dina uppgifter i registret i ett år för den händelse att du vill bli medlem igen, vilket inte är helt ovanligt.
Webbshop
I samband med köp i vår webbshop hanterar vi dina namn- och adressuppgifter, samt givetvis vad du köpt. Uppgifterna sparas så länge som bokföringslagen kräver det, normalt 7 år.
Kontokortsuppgifter
Uppgifter om kontokortsnummer mm vid betalning av medlemsavgift eller i webbshoppen hanteras av respektive så kallad betalväxel, alltså aktörer som Payson, Paypal med flera. DIS har ingen som helst kännedom om dina kontokortsnummer eller liknande. De aktörer vi anlitar hanterar uppgifterna enligt gällande regler med stark kryptering och sekretess.
Disbyt
Disbyt i sig innehåller inte personuppgifter i lagens mening eftersom alla uppgifter i databasen gäller personer som är avlidna. Dina uppgifter som bidragsgivare hanteras på samma sätt som för medlemsregistret och hämtas därifrån.
Vid behandlingen av de inskickade Disbyt-bidragen lagras uppgift om vilket släktforskningsprogram som har använts men det är strikt för intern statistik.
DIS Forum
Inlägg i DIS Forum sker inte anonymt och kan därför härledas till dig som medlem. Inlägg i forumet raderas inte i efterhand, inte ens om du lämnar föreningen. Däremot kan vi, om du begär det, anonymisera alla dina inlägg så att de är skapade av "Gäst". Även personer som inte är medlemmar i DIS kan skapa en profil och skriva i forumet.
Uppgifterna om namn, email med mera i forumet är för närvarande inte kopplade till medlemsregistret.
DIS Arkiv
Om du har lämnat in material till DIS Arkiv lagras det i kopior på tre servrar som finns på olika platser i landet. Tillgång till materialet har ansvarig för DIS Arkiv, samt kanslipersonal och föreningens styrelse.
Vilka har tillgång till mina uppgifter?
Obegränsad tillgång till medlemsregistret har personalen på föreningens kansli, samt föreningens styrelse.
Begränsad tillgång till medlemsregistret i form av fastställda rapporter har många registrerade funktionärer i föreningen. Exempelvis har alla faddrar tillgång till en lista med alla medlemmars namn, medlemsnummer, adressuppgifter och uppgifter om senast inköpta Disgen. I regionföreningarna har ordföranden och sådana denna utsett tillgång till listor med namn, medlemsnummer, adressuppgifter för att hantera exempelvis utbildning och medlemsvård.
Diskulogens tryckeri och distributionsfirma får tillgång till nödvändiga adresslistor för att kunna skicka ut Diskulogen.
Du som medlem kan se andra medlemmars adressuppgifter i Disbyt samt genom att använda den lösenordsskyddade medlemslistan på vår hemsida där medlemmars namn, adress, epost- och hemsideadresser framgår om de själva har godkänt att vi lägger ut deras epostadress och hemsideadress på internet.
Utöver vad som sagts, gör vi inte dina uppgifter tillgängliga för någon utanför föreningen. Vi delar alltså inte adressuppgifter eller epost med kommersiella aktörer eller andra föreningar (förutom DIS regionföreningar), eller med Sveriges Släktforskarförbund.
Medlemsregistret som sådant finns (när detta skrivs december 2017) på en server i Stockholm, hos serverleverantören Glesys.
Vilka utskick gör DIS?
Vi kommer då och då (för närvarande månadsvis) att skicka nyhetsbrev till din registrerade epostadress.
Det görs ibland utskick från Disbyt-ombuden med uppmaningar att skicka in eller uppdatera Disbyt-bidragen.
Regionföreningarna kan skicka nyhetsbrev till sina medlemmar men också till alla DIS-medlemmar inom regionföreningens fastställda upptagningsområde.
Vill du inte ha nyhetsbreven, kontakta kansliet på enklaste sätt så ser de till att du slipper dem.
Du får givetvis Diskulogen i brevlådan fyra gånger per år, om du inte har avböjt detta.
Betalar du inte medlemsavgiften kan vi skicka påminnelser via post eller epost. Det kan hända att din regionförening kontaktar dig per telefon angående medlemsavgift eller liknande.
Hur kontrollerar jag mina uppgifter?
På den här sidan kan du se vilka uppgifter vi sparar i medlemsregistret. Ändrad adress med mera anmäler du på denna sida. Andra fel anmäler du direkt till kansliet för rättelse.
Eftersom vi inte har särskild inloggning i webbshoppen finns det ingen sida där du kan se dina uppgifter i shoppen. Normalt får du vid köp ett antal epostmeddelanden med alla uppgifter. Vill du ändå ha ett utdrag, så kontakta kansliet.
Allmänt på alla Dis webbplatser
Nedladdningar av Disgen med mera loggas av säkerhetsskäl med ip-nummer och tid. Vi kan inte knyta de uppgifterna till dig personligen.
Disbyt och flera andra webbplatser kräver att du loggar in med dina inloggningsuppgifter. Sådana inloggningar loggas av säkerhetsskäl, så att inte inloggningsuppgifterna missbrukas.
Vår webbplats dis.se och i stort sett alla våra underordnade webbplatser använder Google Analytics för användningsstatistik. Det innebär att ditt besöksmönster på våra webbsidor sparas och används för föreningens interna statistik och för att utforma och förbättra webbsidorna.
Om denna sida
Detta är en redogörelse för hur vi hanterar dina personuppgifter inom föreningen. Texten kan komma att ändras och förtydligas - versionsnummer och datum står i inledningen. Styrelsen kommer också att godkänna texten som en del av genomgången av styrande dokument, vilket normalt sker vid styrelsemötet i samband med föreningens årsmöte.